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Weniger Aufwand rund um Ihre Unterkunftsbuchungen
Kurze Vorteilsübersicht
Zentrale Sammelrechnung
Alle Übernachtungen zentral abgerechnet statt vieler einzelner Hotelbelege.
Mehr erfahren ↓Kostenübernahme
Ihre Mitarbeitenden müssen Übernachtungskosten nicht selbst bezahlen und einreichen.
Mehr erfahren ↓Flexible Änderungen
Umbuchungen, Verlängerungen und Stornos werden zentral über MyFlexHome gesteuert.
Mehr erfahren ↓Eine Rechnung statt vieler einzelner Belege
Wenn Mitarbeitende in unterschiedlichen Hotels, Apartments oder Ferienwohnungen übernachten, entsteht schnell eine Vielzahl einzelner Rechnungen.
Mit MyFlexHome läuft die Abrechnung zentral. Sie erhalten die gebuchten Übernachtungen gesammelt abgerechnet und können Kosten eindeutig den jeweiligen Buchungen und Projekten zuordnen.
Dadurch muss Ihre Buchhaltung nicht mehr einzelnen Hotelrechnungen hinterherlaufen, diese Mitarbeitenden zuordnen und separat verbuchen.
- Zentrale Abrechnung der Übernachtungen
- Klare Zuordnung zu Projekten und Buchungen
- Weniger Einzelbelege und Rückfragen
- Weniger manueller Aufwand in der Buchhaltung
Wie oft erhalte ich eine Sammelrechnung von MyFlexHome?
Sie erhalten eine Sammelrechnung pro Monat, die alle gebuchten Übernachtungen dieses Zeitraums enthält, unabhängig davon, in wie vielen unterschiedlichen Hotels oder Apartments Ihre Mitarbeitenden übernachtet haben.
Kann ich Kosten einzelnen Projekten oder Kostenstellen zuordnen?
Ja. Jede Buchung wird bereits bei der Anfrage mit Projekt, Baustelle oder Kostenstelle verknüpft, sodass die Sammelrechnung automatisch entsprechend aufgeschlüsselt ist, statt das im Nachhinein manuell zuordnen zu müssen.
Ist ein CSV-Export für mein Buchhaltungssystem möglich?
Ja, auf Anfrage stellen wir die Abrechnungsdaten zusätzlich als CSV-Export bereit, sodass sie sich direkt in Ihr bestehendes Buchhaltungs- oder ERP-System importieren lassen.
Erhalte ich noch Einzelrechnungen der jeweiligen Hotels?
Nein. Statt einzelner Hotelrechnungen erhalten Sie ausschließlich die monatliche MyFlexHome-Sammelrechnung, die einzelnen Belege der Häuser entfallen für Ihre Buchhaltung komplett.
Welche Zahlungsmethoden akzeptiert MyFlexHome für die Sammelrechnung?
Standardmäßig stellen wir die Sammelrechnung per Überweisung aus, für größere Unternehmen sind zusätzlich SEPA-Lastschrift und Firmenkreditkarte möglich.
Mitarbeitende müssen nichts auslegen
Ihre Mitarbeitenden sollen sich auf ihren Einsatz konzentrieren – nicht auf Hotelrechnungen und Reisekostenabrechnungen.
Die Kosten für die Unterkunft werden zentral über MyFlexHome abgewickelt. Ihre Mitarbeitenden müssen die Übernachtung nicht privat vorfinanzieren und anschließend zur Erstattung einreichen.
- Keine private Vorleistung für die Unterkunft
- Keine Hotelbelege durch Mitarbeitende einreichen
- Weniger Reisekostenabrechnungen
- Zentrale Kostenkontrolle im Unternehmen
Müssen Mitarbeitende die Hotelkosten zunächst selbst bezahlen?
Nein. MyFlexHome rechnet direkt mit Ihrem Unternehmen ab, Mitarbeitende müssen für die Unterkunft keinen Betrag vorstrecken und auch keine Kreditkarte hinterlegen.
Wie reichen Mitarbeitende ihre Hotelbelege zur Erstattung ein?
Gar nicht, das entfällt komplett. Da MyFlexHome die Unterkunft direkt mit dem Unternehmen abrechnet, gibt es keine privaten Auslagen, die Mitarbeitende später über eine Reisekostenabrechnung geltend machen müssten.
Brauchen Mitarbeitende eine eigene oder eine Firmenkreditkarte für die Buchung?
Nein, für die Unterkunftsbuchung über MyFlexHome ist keine Kreditkarte der Mitarbeitenden nötig, die Abrechnung läuft vollständig über das Unternehmenskonto.
Wie wirkt sich das auf den Reisekostenprozess in der Buchhaltung aus?
Da keine privaten Auslagen für die Unterkunft mehr entstehen, entfällt für diesen Posten die klassische Reisekostenabrechnung komplett, das reduziert die Anzahl der Vorgänge in Ihrer Buchhaltung spürbar.
Was passiert, wenn ein Hotel dennoch vor Ort eine Zahlung verlangt?
Das ist bei unseren Partnerhotels nicht vorgesehen, da die Abrechnung vorab mit MyFlexHome vereinbart ist. Sollte es dennoch zu einer Rückfrage vor Ort kommen, klärt unser Support das direkt mit dem Hotel.
Änderungen ohne Abstimmungschaos
Gerade bei Projekten ändern sich Zeiträume und Teams kurzfristig. Ein Einsatz dauert länger, jemand reist früher ab oder eine andere Person übernimmt.
Solche Änderungen steuern Sie zentral über MyFlexHome. Wir kümmern uns um die Abstimmung mit der Unterkunft und setzen Verlängerungen, Umbuchungen oder Stornierungen im Rahmen der jeweiligen Buchungsbedingungen um.
- Aufenthalte verlängern oder verkürzen
- Personen und Zeiträume anpassen
- Buchungen zentral stornieren oder umbuchen
- Keine Einzelabstimmung mit verschiedenen Unterkünften
Wie schnell kann ich eine Buchung verlängern, wenn sich ein Einsatz verlängert?
Sie melden die Änderung einfach bei MyFlexHome, wir kümmern uns um die Abstimmung mit der Unterkunft. Bei dringenden Fällen reagieren wir in der Regel innerhalb von 2 bis 4 Stunden.
Was kostet eine kurzfristige Umbuchung oder Verkürzung?
Umbuchungen und Verkürzungen setzen wir im Rahmen der jeweiligen Buchungsbedingungen um, in der Regel kostenfrei bis zum Vortag der nicht mehr genutzten Nacht. Sie zahlen dann nur, was tatsächlich genutzt wurde.
Muss ich mich selbst mit dem Hotel abstimmen, wenn sich das Team ändert?
Nein, das übernehmen wir für Sie. Sie melden uns die geänderte Personenzusammensetzung, MyFlexHome kümmert sich um die komplette Abstimmung mit der jeweiligen Unterkunft.
Kann ich eine Buchung zentral stornieren, statt jedes Hotel einzeln zu kontaktieren?
Ja, alle Stornierungen laufen zentral über MyFlexHome, unabhängig davon, bei wie vielen unterschiedlichen Hotels oder Apartments Ihre Mitarbeitenden untergebracht sind.
Wie werde ich über anstehende Änderungen informiert?
Änderungen und Bestätigungen laufen zentral über Ihren MyFlexHome-Ansprechpartner, statt dass Sie Einzelbestätigungen verschiedener Hotels in unterschiedlichen E-Mail-Postfächern zusammensuchen müssen.
Ein Ansprechpartner für alle Buchungen
Sie müssen nicht mit verschiedenen Hotels, Apartments oder Vermietern kommunizieren. Bei Fragen, Änderungen oder Problemen haben Sie mit MyFlexHome einen zentralen Ansprechpartner für Ihre Unterkunftsbuchungen.
Von der ersten Anfrage bis zur letzten Rechnung läuft die Kommunikation über einen zentralen Prozess.
Habe ich bei MyFlexHome einen festen Ansprechpartner oder wechselt der Kontakt?
Sie haben einen zentralen Ansprechpartner für Ihre Unterkunftsbuchungen, von der ersten Anfrage bis zur letzten Rechnung läuft die Kommunikation über diesen einen festen Kontakt statt über wechselnde Hotelkontakte.
Muss ich bei Problemen selbst mit dem jeweiligen Hotel sprechen?
Nein, bei Fragen, Änderungen oder Problemen wenden Sie sich direkt an MyFlexHome, wir klären das mit der jeweiligen Unterkunft, statt dass Sie selbst mit einzelnen Hotels kommunizieren müssen.
Wie erreiche ich den Support bei dringenden Anliegen?
Unser Team ist montags bis freitags von 7 bis 19 Uhr erreichbar, für laufende Buchungen gibt es zusätzlich eine Notfallnummer für dringende Fälle außerhalb der Geschäftszeiten.
Gilt der zentrale Ansprechpartner auch für mehrere Standorte oder Projekte gleichzeitig?
Ja, unabhängig davon, wie viele Baustellen, Projekte oder Standorte Sie gleichzeitig betreuen, laufen alle Anfragen über denselben zentralen MyFlexHome-Kontakt.
Was passiert, wenn sich bei einem Hotel vor Ort ein Problem ergibt?
Sie melden das Problem direkt Ihrem MyFlexHome-Ansprechpartner statt es selbst mit dem Hotel zu klären, wir übernehmen die Kommunikation und kümmern uns um eine Lösung.
Unterkunftsbuchungen organisieren, ohne sie selbst verwalten zu müssen
Sie nennen uns Ihren Bedarf. Wir unterstützen Sie bei Suche, Buchung, Änderungen und Abrechnung – zentral über MyFlexHome.
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